Gratis au pair weekschema sjablonen voor gastgezinnen

Een duidelijk weekschema is de basis van een goede au pair-regeling. Het voorkomt discussies over werktijden, houdt je binnen de wettelijke 30 uur per week en geeft je au pair de structuur die ze nodig heeft om zich thuis te voelen. Toch blijkt het in de praktijk lastig om zo'n schema op te stellen.

Daarom hebben we twee voorbeeldschema's en een leeg invulbestand gemaakt. Gebruik de voorbeelden om jullie eigen week te bespreken.

Controleer vooraf ook de regels voor een au pair in Nederland. Daar lees je welke taken je mag inplannen, hoeveel vrije dagen nodig zijn en welke verblijfsvoorwaarden gelden.

Maak jullie eigen weekschema

Download een leeg weekschema

Download het gratis au pair-weekschema (CSV). Liever samen in het Engels invullen? Gebruik de Engelse versie (CSV). Je hebt geen account nodig.

Open of importeer het bestand in Excel, Numbers of Google Sheets. Kies zo nodig UTF-8 en komma als scheidingsteken. Het bestand bevat alle zeven dagen met velden voor begintijd, eindtijd, taak, uren, terugvalpersoon en volledige vrije dagen. Vul jullie eigen afspraken in en kopieer een dagrij voor ieder extra tijdblok.

Tel de uren zelf op: het CSV-bestand bevat geen formules of automatische controles. Controleer maximaal 8 uur per dag, 30 uur per week en minstens twee volledige vrije dagen. Vermeld wie naast de au pair de taken uitvoert. Bespreek de ingevulde versie met jullie bureau en onderteken de definitieve dagindeling allebei. Lees ook welke informatie de IND in het schema vraagt.

Waarom een vast schema onmisbaar is

Zonder schema groeien de uren ongemerkt. Een extra boodschap hier, een kwartiertje langer oppassen daar, voor je het weet zit je boven de 30 uur. Met een geschreven schema maak je de werklast zichtbaar en bespreekbaar.

Voor je au pair is een vast schema net zo belangrijk. Ze weet wanneer ze vrij is en kan haar eigen activiteiten plannen: een taalcursus, sporten, of afspreken met andere au pairs. Deel ook de Engelstalige uitleg over het ondertekende dagschema, zodat jullie de afspraken samen kunnen doornemen.

Voorbeeld 1: Gezin met schoolgaande kinderen (6-12 jaar)

Bij schoolgaande kinderen valt het werk vooral rond de schooltijden. Overdag is de au pair vrij voor eigen activiteiten.

Weektotaal: 23 uur, met zaterdag en zondag volledig vrij. De grens van 30 uur is een maximum, geen aanspraak op ongeplande extra uren. Bespreek wijzigingen vooraf, werk het schema samen bij en behoud minimaal twee volledige vrije dagen en de dagelijkse en wekelijkse urenlimieten.

Het gesplitste schema (ochtend + middag) geeft de au pair overdag vrije blokken. Woensdag is bewust een langere aaneengesloten dienst, omdat veel basisscholen dan eerder uit zijn.

Voorbeeld 2: Gezin met een peuter (1-3 jaar)

Bij een jong kind heb je langere aaneengesloten blokken nodig. Dit schema draait om de ochtend en vroege middag.

Weektotaal: 28 uur, met twee volledige vrije weekenddagen.

De werkdag eindigt bewust na het in bed leggen voor het dutje. Zo voorkom je dat "ze slaapt toch" ongemerkt uitloopt tot extra taken.

Huishoudelijk werk en kinderopvang in balans

De Nederlandse regelgeving staat zowel kinderopvang als licht huishoudelijk werk toe. Kinderopvang is de hoofdtaak; huishoudelijk werk hoort licht en aanvullend te zijn. Er is geen officiële verdeling voorgeschreven, maar houd het realistisch. Een au pair is geen professionele schoonmaker.

Redelijke huishoudelijke taken:

• Kinderkleding wassen en kinderkamers opruimen
• Licht schoonmaken van de woonkamer en keuken
• Eenvoudige maaltijden koken
• Boodschappen doen aan de hand van een lijstje
• Vaatwasser in- en uitruimen

Taken die je niet mag verwachten: groot schoonmaken, tuinonderhoud, strijken voor het hele gezin, of werkzaamheden die vakkennis vereisen. Leg deze afspraken vast in je huisregels, zodat voor iedereen duidelijk is wat er wel en niet verwacht wordt.

Zo werkt je schema in de praktijk

1. Leg het schriftelijk vast: een gedeeld document of app is beter dan een mondelinge afspraak. Beide partijen kunnen erop terugvallen.
2. Evalueer maandelijks: een schema dat in september werkt, past misschien niet meer in januari. Schoolvakanties, seizoenen en je au pair haar eigen planning veranderen.
3. Vergelijk planning met werkelijkheid: check wekelijks of de daadwerkelijke uren overeenkomen met het schema. Wijken ze structureel af? Pas het schema aan.
4. Plan flexibele uren in: reserveer 1-2 uur per week als buffer voor onvoorziene dingen. Dan zijn ze alvast ingecalculeerd.
5. Gebruik het voor je documentatie: een weekschema helpt om de week voorspelbaar en georganiseerd te houden, en het is handig om te delen met je bemiddelingsbureau. Bekijk hoe de kalender werkt in Opairly.

Exporteer en deel je schema

Met Opairly stel je je weekschema samen in de app en exporteer je het als PDF of Excel, opgemaakt en klaar voor je bemiddelingsbureau of je eigen administratie. De export bevat een handtekeningblok voor de au pair en gastouders, wat bij officiële documentatie vaak vereist is. Probeer het gratis →

Tot slot

Begin met een van deze voorbeelden, pas het aan op jullie situatie en bespreek het regelmatig. Als iedereen weet wat er verwacht wordt, blijf je zonder moeite binnen de 30 uur. Wil je weten wat een au pair je in totaal kost? Bekijk ons overzicht van alle au pair kosten.

Bronnen

• IND. Achtergrondartikelen au pairs
• IND. Bewustverklaring au pair (PDF)

Lees ook

• Hoeveel uur mag een au pair werken in Nederland?
• Verlof en vakantierechten voor au pairs in Nederland
• De eerste week met je au pair: een praktische checklist
• Wat kost een au pair in Nederland?
• Au pair regels in Nederland: een compleet overzicht