Au pair handboek: een Engels sjabloon voor je gastgezin

Welke tas gaat op woensdag mee naar school? Waar staat de fiets? En als de kinderen na het eten nog even willen spelen, is de au pair dan vrij? Een au pair handboek maakt zulke dagelijkse dingen vindbaar. Je hoeft ze niet allemaal op de aankomstdag te onthouden.

Kopieer de acht Engelse tekstblokken hieronder naar je eigen document en vervang de tekst tussen vierkante haakjes. Bespreek de ingevulde versie samen.

Wat hoort in een gastgezinhandboek?

Een handboek of welkomstgids beschrijft wie jullie zijn, waar informatie staat, wat jullie samen oefenen en hoe de au pair hulp vraagt. Huisregels zijn daar één onderdeel van. Gebruik voor gasten en gedeelde ruimtes ons aparte huisregelsjabloon.

Link naar het actuele weekschema, zodat je tijden maar op één plek bijwerkt. Maak instructies concreet: “pak de blauwe broodtrommel uit de onderste lade”.

Maak een kennismakingsversie en een interne versie

Een kandidaat heeft voldoende informatie nodig om te beoordelen of jullie bij elkaar passen. Daarvoor hoeft diegene nog geen alarmcode, medisch dossier of schooladres te ontvangen.

Deel gevoelige informatie alleen met degenen die deze nodig hebben. Bewaar wachtwoorden en identiteitsdocumenten buiten een algemeen handboek. Controleer ook foto's op zichtbare namen, post of documenten voordat je ze meestuurt.

Het sjabloon hieronder is bedoeld voor de interne versie na de match. Maak voor kennismaking een aparte, ingekorte kopie. Vul privégegevens pas in de interne versie in.

Engels au pair handboek: acht onderdelen om te kopiëren

1. Welcome to our family

Begin persoonlijk. Beschrijf jullie gewone week, inclusief drukke ochtenden, in plaats van alleen de leukste uitjes.

Welcome, au pair's first name. We are family members' first names and we live in town. Our children enjoy interests. At home we speak languages.

A typical weekday feels like this: two or three sentences about everyday life. We would love to learn about your language, food or traditions. Please tell us what helps you feel comfortable in a new home.

2. Our week and your free time

Verwijs naar het besproken schema en benoem ook wie overneemt. Gebruik dit blok niet als vervanging van het weekschema voor de IND.

Our current weekly schedule is here: link or location, version date. It shows task times, breaks, days off and which adult takes over. We review next week's schedule together on day.

Outside your scheduled responsibilities, you are free to make your own plans. Joining a family outing during your free time is optional. We will not treat joining us as being available for childcare. If plans change, we discuss them before changing your responsibilities.

3. Children's routines and practising together

Beschrijf één routine volledig en voeg andere apart toe. “Een keer laten zien” hoeft niet te betekenen dat iemand alles zelfstandig durft.

Our morning routine is: short steps, with times and where things are kept. On day, the routine changes because reason. The full instructions are here: location.

We will practise school run / lunch preparation / bedtime together. Parent will show you first and stay available while you practise. Tell us what you would like to repeat. If something is unclear or a child will not cooperate, contact parent.

4. Feeling at home

Schrijf ook op wat jullie als gastouders doen om iemands privacy en zelfstandigheid te respecteren.

Your room is your private space. We knock and wait before entering, except in an emergency. You can use shared spaces and facilities. We will show you how appliances work.

Food and dietary preferences to discuss: preferences. Our shared household agreements are here: location. These include what each person does in shared spaces. Please tell us if an arrangement makes you uncomfortable or you need something for your room.

5. Getting around our neighbourhood

Maak routes concreet, maar presenteer een geschatte fietstijd niet als zekerheid. Samen oefenen is vooral nuttig met een onbekende fiets of bakfiets.

Your bike is description and storage location. We will practise the route to destination together before you travel with the children. Bike problems: contact person.

Useful places: supermarket, station, language class and their locations. Our checked route links are here: links. Check the current journey and last connection home in the transport planner before travelling. If you get stuck, our agreed backup is who to contact and what to do.

6. Practical arrangements and expenses

Neem jullie werkelijke afspraken over. Vermeld bij bedragen duidelijk waarvoor ze zijn en wanneer betaling plaatsvindt.

Pocket money: agreed amount, frequency and payment date. Transport arrangements: what we provide or reimburse. Language course arrangements: agreed support.

For household purchases, use agreed payment method. Discuss purchases above amount beforehand. Keep the receipt and send it through method. We reimburse agreed expenses on day or timeframe. We will arrange a way to pay for family purchases without relying on your personal money.

7. Contacts and help

Dit onderdeel blijft intern. Loop de noodinformatie samen door en zorg dat belangrijke nummers ook zonder internet bereikbaar zijn.

Our home address is address. Parent contacts: names and phone numbers. If we cannot be reached, contact agreed backup person and number.

Emergency instructions and essential child information are kept at private, accessible location. We will go through them together before you help care for the children. Our agency contact is name and number. You can contact the agency yourself if you need advice or would prefer to discuss a concern with someone outside the family.

8. Talking, reviewing and changing things

Maak ruimte voor antwoorden die jullie nog niet hadden bedacht. Een handboek is geen bewijs dat alles begrepen of geaccepteerd is.

Our regular check-in is on day and time. We both bring one thing that went well and anything we would like to change. You can also raise a concern sooner through contact method.

Questions we still need to discuss: list. What you would like us to know: au pair's input. This handbook was reviewed together on date. Our next review is date. We discuss changes together and keep the current version at location.

Van document naar dagelijkse houvast

Lees de gids eerst zelf op je telefoon. Kun je snel vinden wie je belt en waar het weekschema staat? Laat vervolgens je au pair vragen toevoegen en oefen de belangrijkste routines samen tijdens de eerste week.

Controleer of het schema en de beschreven taken passen bij de Nederlandse urenregels. Voor de au pair-verblijfsvergunning vereist de IND onder meer een door beide partijen ondertekend weekschema. Een welkomstgids vervangt dat niet. Zie de voorwaarden van de IND.

Wil je de kennismaking digitaal voorbereiden? In Opairly kun je zelf kiezen welke teksten en weekblokken je deelt, de Engelse versie controleren en een kandidaat een eigen link sturen. Bekijk hoe Samen voorbereiden werkt.